На деяких підприємствах штатні розписи затверджують мало не щоaмісяця, виходячи з фактичної кількості працівників. Однак у такому разі штатний розпис вже не виконуватиме своєї визначальної функції планового документа й перетвориться на непотрібний та безглуздий папірець.

Штатний розпис фіксує професійно-кваліфікаційний склад працівників у визначеному періоді й повинен бути документом певного періоду дії. Відповідно до усталеної практики таким оптимальним періодом є рік. Доцільно всі незначні відхилення від затвердженого штатного розпису, що мають місце на практиці, накопичувати. В цьому разі штатний розпис буде стабільним оптимальним плановим документом. Іншими словами, штатний розпис буде документом, котрий направляє керівника, орієнтує його при прийнятті рішень.

У кінці року всі накопичені відхилення розглядаються, аналізуються, на їх підставі вносяться зміни до посадових (робочих) інструкцій, положень про оплату, норм праці тощо, а потім складається та затверджується новий штатний розпис. Якщо ж відбуваються якісь різкі зміни в роботі підприємства, організації його праці, то, звісно, необхідно переглядати і штатний розпис, так само як і інші регламентуючі документи підприємства.

У такому разі затверджується штатний розпис у новій редакції або вносяться зміни до існуючого. Щодо внесення змін видається наказ, який має містити обґрунтування внесення змін і їх формулювання. Приклад такого наказу наведено у додатку 3.

Процедура скорочення штатних одиниць у штатному розписі може бути значно складнішою. Наприклад, за штатним розписом передбачено шість посад, чотири з яких зайнято, а дві вакантні. Скорочення двох вакантних відбувається в такому самому порядку, як це описано вище, виданням наказу про внесення змін до штатного розпису або його затвердженням у новій редакції. Якщо ж штатні одиниці скорочувати й далі, то тут вже йдеться про скорочення не тільки штатних одиниць, але й штату — живих людей, реальних працівників.

Право підприємства за власною ініціативою скорочувати штат (реальних працівників) передбачено п. 1 ст. 40 КЗпП. Порядок скорочення досить громіздкий.

Нагадаємо, що не пізніше ніж за два місяці слід:
- видати наказ про скорочення штату (реальних працівників), яким внести також зміни до штатного розпису про скорочення штатних одиниць;
- персонально (під розпис) попередити працівників про майбутнє звільнення;
- у письмовій формі сповістити державну службу зайнятості про майбутнє звільнення працівників, а в 10-денний термін після звільнення подати туди списки фактично звільнених працівників;
- поінформувати про майбутні зміни профком.