Слід зазначити, що штатний розпис є підсумковим кадровим документом, який складається напідставі інших документів щодо кадрів. Тому його складанню передує підготовча робота. Щоб зорієнтувати підприємства щодо такої роботи, наведемо приблизний перелік дій, пов'язаний зі складанням штатного розпису.

1. Працівники розподіляються по робочих місцях з урахуванням часу їх роботи протягом доби та середньомісячної кількості днів. При безперервному виробництві для розрахунку береться 30,4 дня.

2. Визначаються найменування професій та посад з урахуванням їх розподілу по місцях роботи. Для правильного найменування професій та посад використовуються тарифно-кваліфікаційні довідники, класифікатор професій (на сьогодні — Національний Класифікатор).

3. Проводиться тарифікація робіт і працівників, на підставі якої вони відносяться до відповідного кваліфікаційного розряду, класу, категорії.

4. Затверджуються положення (умови) з оплати праці працівників, в яких зазначається, які форми та системи оплати праці застосовуватимуться підприємством, яким чином визначаються тарифні ставки (оклади), надбавки та інші виплати, умови їх встановлення та розмір тощо.

5. Розраховується плановий фонд зарплати.

Після проведення цього комплексу робіт підприємство матиме всі дані для розроблення штатного розпису. Хоча наведений перелік характерний здебільшого для більш-менш великих підприємств.

А на відносно малих підприємствах підготовча робота може бути значно простішою, коли керівник чи засновник одноосібно вирішують питання щодо штатного розпису, послуговуючись насамперед власним досвідом та розумінням фінансових можливостей підприємства.

У деяких випадках засновником чи керівником попередньо може затверджуватися окремий документ "Структура та штатна чисельність" (додаток 5), на підставі якого вже й формується штатний розпис.

До яких конкретно дій вдаватиметься підприємство, залежатиме від багатьох чинників — від вказівок у статутних документах до розуміння ситуації засновниками та/чи керівництвом.

Наприклад, якщо згідно зі статутом засновники попередньо повинні визначити структуру та штатну чисельність підприємства, а вже після цього керівництво має розробляти штатний розпис, то зазначений документ матиме вигляд, наведений у додатку 5. На підставі затвердженого засновниками документа "Структура та штатна чисельність" підприємство вже й розроблятиме штатний розпис. Фактично в цьому разі розроблення зведеться до визначення кодів, уточнення найменувань посад згідно з Національним Класифікатором професій, розрахунку окладів, надбавок та місячного фонду оплати праці.

Зауважмо, що засновники при розробленні структури й штатів також можуть проводити підготовчу роботу за приблизним переліком, наведеним нами вище.

Штатно-посадова книга — зручна чернетка

На великих підприємствах, де значна кількість штатних одиниць, окрім штатного розпису доцільно вести штатно-посадову книгу (додаток 4), в якій відслідковуються вакантні посади. Штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розпису та звичайно заповнюється олівцем. На відміну від штатного розпису, в ній зазначаються прізвища усіх працівників, які працюють на займаних ними штатних посадах, а також вакантні штатні посади.

На прикладі штатно-посадової книги добре видно, що штат підприємства не повністю укомплектований торговельними агентами. Наприклад, у рядку 12 бачимо прочерки. Якщо на цю посаду приймуть працівника, у книзі зроблять відповідний запис. Якщо якогось працівника звільнять, в останній колонці відповідного рядка записують про це та повністю закреслять рядок олівцем, натомість нижче запишуть новий з найменуванням вакантної посади. Або ж просто витруть • канцелярською гумкою дані про звільненого працівника.

Варіантів заповнення може бути кілька, на вибірпідприємства. У будь-якому разі книга виконує : роль своєрідної зручної чернетки-підказки.