У штатному розписі окремим рядком зазначаються професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) на кожну штатну одиницю, або ж у окремому рядку вказується кількість штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації і тарифна ставка (оклад). Водночас у штатний розпис можуть включатися також інші дані, наприклад, розмір надбавок до посадових окладів, проміжні суми за посадами тощо.

Для більшої зручності виконання роботи з планування та аналізу за штатним розписом доцільно складати його, враховуючи структурні підрозділи підприємства в порядку їхньої підпорядкованості, зважаючи при цьому на підпорядкованість всередині кожного структурного підрозділу. Наприклад, спочатку записується адміністративний підрозділ, з переліком посад — першим іде керівник, далі його заступники тощо, потім — другий за значенням та підпорядкованістю підрозділ, скажімо, цех з виробництва продукції, де на першому місці начальник цеху тощо. При цьому прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються. Однак зауважимо, що інколи така недоречність зустрічається на практиці.

Слід брати до уваги те, що наведеним у штатному розписі штатним одиницям присвоюються найменування посад та професій із зазначенням кодів, які відповідають Національному Класифікатору, який введений в дію з 01.04.2006 року. А до цієї дати діяв інший, Державний Класифікатор, майже тотожний Національному Класифікатору.

Необхідність зазначення найменувань посад і професій викликана тим, що відповідно до п. 2.14 Інструкції № 58, записи у трудову книжку про найменування роботи, професії та посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для працівників і службовців відповідно до назв професій та посад, зазначених у Класифікаторі професій (зараз — Національному Класифікаторі, до 01.04.2006 р. — у Державному Класифікаторі).

Відтак зрозуміло, що штатний розпис, як документ, що встановлює перелік посад та професій на підприємстві, повинен також враховувати норми відповідного Класифікатора професій. Такої самої думки дотримується Мінпраці у своєму Листі № 18.

Існує досить поширена думка, що в штатний розпис включаються тільки посади працівників, які приймаються на роботу на підставі трудового договору, а якщо працівники приймаються на підставі цивільно-правових договорів (скажімо, трудових угод), то вони не можуть включатися в штат (штатний розпис) підприємства. Це саме безапеляційно стверджує Держкомстат у своєму листі від 10.06.2003 р. № 6-2-21/174.

Дещо м'якше формулює свою думку щодо цього Мінпраці у своєму листі від 11.03.2002 р. № 06/2-4/42, в якому визначається, що за трудовим договором працівника приймають на посаду, яку включено в штат підприємства. А далі зі змісту листа випливає, що якщо посади в штаті немає, то працівника приймають за цивільно-правовим договором. Тобто Мінпраці вдається в іншу крайність — позаштатні працівники приймаються тільки за цивільно-правовими угодами.

На погляд автора, подібна думка є пережитком минулого, колишньої економічної системи, про яку ми згадували вище. Тоді дійсно існувала жорстка регламентація щодо цих питань. Але на сьогодні відсутні правові підстави для того, щоб так вважати. На цей момент немає нормативно-правового акта, який би забороняв приймати в штат працівників за цивільно-правовою угодою, і навпаки — позаштатних працівників за трудовим договором. Це питання вирішується підприємством та працівником за обопільною згодою. Наприклад, штатну посаду бухгалтера може обіймати працівник, якого оформлено за трудовою угодою (цивільно-правовим договором).

Аналогічно вирішується питання із сумісниками. Деякі спеціалісти вважають, що посади працівників, які виконують роботу за сумісництвом, штатним розписом затверджувати не потрібно. Але ж штатним розписом повинні затверджуватися усі можливі на підприємстві посади. Відмінності у статусі працівників не повинні впливати на процес формування штатного розпису, мета складання якого — у першу чергу планування кадрової роботи. Тому поряд із посадами основних працівників слід зазначати також посади, на які приймаються сумісники. Причому за посадою сумісника може передбачатися як 1 (одна) штатна" одиниця, так і, наприклад, 0,5 (половина) штатної одиниці, або 0,4 тощо.

На практиці узвичаєно складати штатний розпис на початок кожного календарного року з поширенням його дії на весь поточний рік. Це саме стверджує Мінпраці у Листі № 18. Хоча, звісно, як що ніяких особливих змін штатного розпису у наступному році не передбачається, то й приймати новий штатний розпис немає сенсу. Тоді продовжує діяти штатний розпис, прийнятий раніше.

Постає питання, чи повинен штатний розпис засвідчуватися печаткою підприємства?

На це запитання можна відповісти так. Штатний розпис є внутрішнім документом підприємства та затверджується керівником. Щодо внутрішніх документів немає потреби у засвідчуванні їх — досить підпису керівника.

Штатний розпис затверджено. Чи потрібно його погоджувати з профспілками або іншим представницьким органом трудового колективу?

На погляд автора — ні, тому що він не розглядається як документ, що визначає умови оплати праці. До таких документів відносяться тарифні ставки, схеми посадових окладів для працівників, положення про оплату праці, колективна угода тощо. В штатному розписі зазвичай проставляють посадові оклади, тарифні ставки

у розмірі, вже погодженому з профспілковим органом у наведених вище документах. Тому вимоги деяких профспілкових керівників щодо обов'язкового погодження з ними штатних розписів слід визнати безпідставними.